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전자기록

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  • 한국 전자정부 기본 프레임

    한국 전자정부는 다음 그림과 같이 구성되어 있다. 먼저 중앙부처, 지방정부 등 각급 정부기관이 사용하는 동일한 업무관리시스템이 있다. 이 시스템은 국무회의와 차관회의를 통해서 국가의 주요정책을 결정하는 국무총리실의 국정관리시스템에 연결되어 있다. 이 시스템은 다시 대통령과 그 보좌기관이 사용하는 대통령비서실의 업무관리시스템으로 연결된다. 이 시스템들은 다시 정부의 모든 기능을 6단계의 계층분류체계로 분류하고, 공무원들이 실제 업무를 수행하는최하위 단위과제를 관리하는 기능분류시스템(BRM: Business Reference Model)과 연결되어 있다. 위 시스템들과 달리 중앙부처나 지방정부의 기관들에서 예산관리, 인사기록관리, 건축물 도면관리, 토지대장관리 등을 수행하는 별도의 시스템들이 있다. 과거 종이문서형태의 대장, 카드들을 전자정부에서 DB로 관리하는 시스템들이다.

    • 대통령

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      • 위민시스템
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      • 국정관리시스템
      • 국무차관회의, 정책관리
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      • 업무관리시스템
      • 업무관리, 성과관리
      • BRM 시스템
      • 기능분류, 조직분류
      • 디지털예산시스템
      • 인사관리시스템
  • 위와 같은 전자정부의 기본체계는 2004년부터 2007년 사이에 개발되었다. 전자정부를 총괄하는 안전행정부에서 업무관리시스템, BRM시스템에 관한 T/F가 구성되어 단일한 모델의 시스템을 개발하여 모든 부처에 확산하였다. 또 이렇게 구축된 업무관리시스템에서 생산된 전자기록의 장기보존과 열람서비스를 목적으로 각급기관의 기록관리시스템을 개발하기 위한 T/F가 국가기록원에 설치되었다. 여기에서 단일한 모델의 시스템을 개발하여 모든 정부기관에 확산하였다. 이렇게 하여 각급기관의 업무관리시스템은 해당기관의 기록관리시스템에 연계되고, 이 시스템은 다시 국가기록원의 기록관리시스템에 연계되었던 것이다.

  • 전자기록물 온라인 관리 시스템

    한국의 전자정부에서는 날마다 다양한 종류의 디지털형태 기록물이 업무관리시스템을 통하여 생산되고 있다. 국가기록원은 이렇게 생산되는 전자기록들에 대하여 생산시점부터 보존기간을 설정하고 관리할 수 있는 시스템적 관리체계를 구축하였다. 즉 기능분류시스템(BRM)의 최하위 6단계 분류단위인 단위과제에 보존기간을 반영해 놓고, 동일한 단위과제에서 생산되는 전자기록물에 동일한 분류체계와 보존기간이 적용되는 체계이다. 그리고 이 기록물은 매년 말, 즉 생산 다음 연도 내에 해당 기관 기록관리시스템으로 이관된다. 이 때 단위과제 보존기간 기준이 영구기록으로 분류된 경우, 아카이빙스토리지에 이관된다. 일반적으로 공개 대상 기록물은 10년 만에 이관되고, 비밀 등 비공개문서는 30년이 경과하면 국가기록원으로 이관된다. 기록관리시스템에서 관리되는 기록물 중 보존기간 30년 이상 기록물은 장기보존포맷으로 변환하여 보존한다. 장기보존포맷은 4가지 요소로 구성되어 있다. 첫째는 전자문서의 원본파일이다. 둘째는 이 원본파일을 PDF로 변환한 이미지파일이다. 셋째는 원본파일과 기록관리에 관한 각종 메타데이터들이다. 넷째는 위변조를 방지하는 인증키들이다. 이 4가지 요소들은 XML구조의 패키지형태로 묶여서 관리된다.

  • 한국은 2006년부터 모든 기록물을 위와 같은 시스템을 통하여 전자적으로 관리하였다. 그리하여 10년이 경과하는 2016년부터는 본격적으로 영구보존 기록물이 기록관리 시스템에서 아카이빙스토리지로 이관될 예정이다. 국가기록원에서는 현재 이렇게 예정된 전자기록의 본격적인 인수와 장기보존관리, 대국민 열람활용 서비스를 위한 종합대책을 마련 중에 있는 상황이다. 한편 이와 같은 업무관리시스템에서 생산되는 전자기록 이외에 국무총리실의 국무회의와 차관회의를 전자적으로 관리하는 국정관리시스템의 디지털기록을 전자적으로 관리하는 데이터세트시스템도 구축하고 있다. 또한 중앙정부나 지방정부에서 사용하는 예산시스템, 인사기록시스템, 상훈시스템에서 생산되는 각종 유형의 데이터세트를 전자적으로 관리하기 위한 시스템도 개발하고 있다.

  • 영상기록물에 기초한 디지털 기록물 모델의 새로운 패러다임

    한국의 국가기록원에서는 위에서 언급한 일반 전자문서류, 데이터세트류 외에 매우 새로운 모델의 디지털 기록물 모형을 개발하고 있다. 전근대시기에도 국왕의 결혼식, 장례식, 대규모 건축 사업에는 문자기록과 함께 그림을 그려서 기록으로 남겼다. 오늘날에는 문명의 기술을 활용하여 문자 외에 사진과 동영상이 반드시 기록으로 남겨져야 하는 경우가 있다. 예를 들면 올림픽행사, 대통령 장례행사, 대규모 건축 토목공사 등이 될 수 있다.

  • 아래 그림은 새로운 디지털 기록물 모델의 개념도이다.

    새로운 패러다임의 기록모델은 다음과 같은 프로세스를 통해서 제작되고 있다.

  • 국가기록원에서는 2010~13년에 걸쳐 고 노무현대통령 국민장, 고 김대중대통령 국장, APEC정상회의, 최근 박근혜대통령 취임식까지 K-TV와 협력체계를 구축하고 영상기록을 직접 생산하였다. 그리고 현재 아라뱃길의 영상기록은 이관되어 원본질서대로 보존관리하고 있는 상황이다.

  • 향후 비전

    앞으로의 발전과제는 과거 조선왕조의 그림에 의존한 기록물 수준을 뛰어넘어 최첨단 사진과 동영상기술을 토대로 한 새로운 ‘디지털 영상기록’을 창조해 내는 일이라고 전망한다. 생애주기 이론을 바탕으로 문서기록의 최초 생산부터 마지막 활용까지 시스템적 관리체계를 구축했듯이, 영상기록도 최초 생산부터 최종 활용에 이르기까지 효율적 관리체계를 마련하는 것이 필요하다. 사진이나 영상기록의 생산단계에서 양질의 품질이 보장되지 않으면, 이를 기초로 제작된 ‘디지털 영상기록’도 한계를 가질 것이다. 그리고 열람활용의 모델이 설계되지 않으면, 사진이나 동영상이 최초단계에서 어떻게 생산되어야 할지 교훈을 갖기 어려울 것이다. 한국은 2016 ICA 서울총회에서 새로운 디지털 기록물 모델을 선보이고자 한다.